Le coronavirus a pris tout le monde par surprise. Du jour au lendemain, de nombreuses entreprises ont dû imposer le télétravail. En plus de représenter un important défi logistique, cette nouvelle réalité a sorti bien des gestionnaires de leur zone de confort. Selon une étude publiée dans le Harvard Business Review, environ 40 % des superviseurs et des cadres se sentent peu capables de gérer des employés à distance. Si vous pensez avoir de la difficulté à exercer votre leadership en télétravail, voici quelques pistes pour vous permettre de vous améliorer.
Faire confiance
Depuis le début de la pandémie, la vente de logiciels de surveillance a explosé. Pourquoi? Parce que les gestionnaires ne peuvent plus contrôler en personne la productivité de leurs employés. Même si ces logiciels peuvent rassurer certains patrons, ils ont globalement un impact négatif sur les employés.
Des analyses citées par le Harvard Business Reviewmontrent que les employés deviennent plus anxieux au travail s’ils sont étroitement surveillés par leur supérieur et s’ils perçoivent un manque de confiance. En effet, près de la moitié (49 %) des employés hautement surveillés se sentent souvent ou toujours anxieux au travail, comparativement à seulement 7 % des employés faiblement surveillés.
Au lieu d’adopter une approche de microgestion, une pratique malsaine pour vous et vos collaborateurs, favorisez une culture basée sur les résultats. Concentrez-vous sur les objectifs et moins sur la manière de les atteindre. De cette façon, vous montrerez à votre personnel que vous lui faites confiance, ce qui aura un effet positif sur sa santé mentale et, ultimement, sur sa productivité.
Être optimiste
Dans la situation actuelle, vos employés vivent beaucoup de stress. Certains doivent s’occuper des enfants à la maison, plusieurs ont peur de perdre leur emploi et quelques-uns ont peut-être des proches qui ont attrapé la COVID-19. Dans ces circonstances, faire preuve de défaitisme ou de pessimisme ne ferait qu’ajouter de l’huile sur le feu.
« Un pessimiste voit la difficulté dans chaque opportunité, un optimiste voit l’opportunité dans chaque difficulté. » – Winston Churchill
Être optimiste permet d’unir vos troupes à distance. Attention, l’optimisme n’est pas synonyme d’aveuglement volontaire ou d’insouciance. Il s’agit plutôt d’une philosophie qui consiste à entrer en mode solution lorsqu’un problème survient. De cette manière, vous agirez comme un catalyseur de motivation auprès de vos employés.
Rester à l’écoute
Avant, un employé qui désirait vous parler n’avait qu’à venir vous voir à votre bureau. Mais le télétravail favorise la distance, et certains employés ont tendance à s’isoler.
Pour faire face à ce problème, mettez en place des rencontres individuelles avec vos employés. Si vous êtes dans une grande entreprise, demandez à vos chefs d’équipe de le faire. Selon une étude, 46 % des travailleurs à distance considèrent que les gestionnaires les plus efficaces sont ceux qui prennent régulièrement de leurs nouvelles. Pour la fréquence de ces rencontres, consultez vos employés. Certains auront besoin d’une rencontre hebdomadaire, tandis que d’autres se contenteront d’une rencontre mensuelle.
Dans tous les cas, mettez votre chapeau de coach (et non de patron) et adoptez une écoute active. Soyez positif et n’hésitez pas à poser des questions. Un employé qui se sent vraiment écouté sera plus porté à se confier.
Communiquer davantage
Dans une entreprise, la communication entre les gestionnaires et les employés est primordiale. Elle l’est encore plus dans une situation de télétravail où on a moins de moyens à notre disposition. La technologie peut toutefois vous être d’une grande aide, à condition qu’elle soit bien utilisée.
Si vous ne le faites pas déjà, utilisez un service de vidéoconférence au sein de votre entreprise. Les vidéoconférences sont parfaites pour tenir des rencontres avec de petites équipes qui peuvent échanger plus spontanément que par courriel. Si vous devez traiter d’un sujet difficile ou personnel avec un employé, la vidéoconférence est la méthode de communication à privilégier.
Dans la journée, pour les messages courts ou les urgences, utilisez un service de clavardage. Créez un groupe pour tous les membres de votre équipe et plusieurs sous-groupes en fonction de vos projets ou de vos services.
Pour faciliter les échanges, indiquez dans un agenda les disponibilités de tous. Cela permettra d’éviter les irritants liés aux messages sans réponse : tout le monde peut savoir qui est en réunion.
Mettre au point des méthodes efficaces ne facilitera pas seulement vos communications. Selon une étude, cela améliorera également la perception de vos subalternes à votre égard. Autrement dit, vous deviendrez un meilleur leader.
Déléguer
Avant la pandémie, certains gestionnaires avaient déjà de la difficulté à déléguer. Le phénomène s’est accentué avec la démocratisation du télétravail. Pourtant, déléguer permet d’alléger ses tâches, tout en responsabilisant ses employés.
Selon une étude, déléguer permet notamment d’améliorer la motivation et la flexibilité des employés. Ils travailleront plus efficacement et seront moins portés à aller voir ailleurs. Vous aurez ainsi un meilleur taux de maintien de l’effectif.
Ce n’est pas tout. En déléguant des tâches à vos employés les plus matures, vous augmenterez leur degré de satisfaction, selon une autre étude.
Mais comment déléguer en situation de télétravail? Selon le Remote Leadership Institute, les premières tâches que vous devriez déléguer sont :
1) Les tâches que « quelqu’un devrait faire »
2) Les tâches que vous ne devriez pas faire, mais que vous faites quand même.
Après avoir bien établi toutes les tâches que vous pouvez déléguer, confiez-les à la meilleure personne de votre équipe qui, selon vous, serait en mesure de bien les accomplir à court terme comme à plus long terme.
Vous vous sentirez ainsi soulagé et vos employés seront heureux de la confiance que vous leur accordez.
Investir dans les bons outils
Vous en utilisiez sans doute plusieurs avant la crise, mais envisagez d’ajouter quelques logiciels à votre arsenal pour améliorer l’efficacité de vos équipes à distance.
Un logiciel de gestion de projet est un indispensable. Vous pourrez vous en servir pour attribuer des tâches à vos collaborateurs, suivre l’évolution de vos projets et même connaître le temps consacré à chaque tâche, ce qui facilitera la production des rapports de rentabilité. Il existe plusieurs solutions gratuites ou abordables.
Une solution mobile de microlearning vous aidera, pour sa part, à maintenir à jour les compétences de vos salariés. Contrairement aux formations traditionnelles, ceux-ci n’auront pas à se déplacer chez un formateur. Ils pourront suivre leur formation – chacune dure moins de 10 minutes – à l’endroit et au moment de leur choix, directement sur leur téléphone intelligent.
De plus, vous avez le contrôle total sur la matière à enseigner. Vous avez remarqué une baisse de productivité? Publiez des formations sur la gestion du temps ou l’efficacité au travail. Un message important à faire passer? Mettez en place un module inopiné pour informer votre équipe.
En plus de vous aider à exercer votre leadership à distance, ces formations amélioreront la polyvalence de vos employés et leur engagement envers votre marque.
Générer de l’engagement
En suivant tous les conseils mentionnés précédemment, vous maintiendrez le contact et contribuerez à générer de l’engagement auprès de vos employés. À distance, il y a cependant d’autres moyens de combattre le désengagement.
Un de vos employés fait un bon coup? Pensez à le féliciter individuellement ainsi que pendant votre réunion d’équipe. Cela le motivera à recommencer et contribuera à la bonne humeur générale.
N’hésitez pas non plus à donner souvent de la rétroaction à vos employés, bonne ou mauvaise, en particulier à ceux appartenant à la génération des millénariaux. Selon une étude de PWC, les millénariaux aiment recevoir du feedback détaillé sur une base régulière.
Inversement, montrez que vous êtes vous-même ouvert au feedback de vos employés. En situation de télétravail, vos employés doivent peut-être faire face à de nouveaux irritants. Montrez que vous êtes prêt à trouver, avec eux, des solutions pour faciliter leur quotidien. Bref, exercer son leadership à distance exige quelques ajustements. Par contre, ne voyez pas cela comme une perte de temps ou d’énergie. Voyez plutôt cela comme un investissement à long terme qui vous permettra d’avoir une équipe plus heureuse, plus engagée et plus productive. Vous-même, vous aurez une meilleure confiance en vos compétences en sachant que vous pouvez compter sur des employés motivés et attentionnés, même s’ils se trouvent à des kilomètres de vous.
